Konsep Sistem Informasi Manajemen
Kata Pengantar
Puji syukur kehadirat
Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmatNYA, sehingga makalah ini dapat tersusun
hingga selesai . Karena berkat rahmat dan karunia-Nya penulis bisa
menyelesaikan salah satu tugas mata kuliah Bahasa Pemograman C, yaitu makalah
yang berjudul “GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN”.
Makalah ini dibuat
dengan beberapa bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis mengucapkan
terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu dalam
penyusunan makalah ini. Diantaranya:
1. Dosen
mata kuliah Bahasa Pemograman. Bapak Vidi
2. Orang tua yang
selalu memotivasi untuk selalu bersemangat menghadapi kesulitan.
Dan harapan kami semoga makalah ini
dapat menambah pengetahuan dan pengalaman bagi para pembaca, Untuk ke depannya
dapat memperbaiki bentuk maupun menambah isi makalah agar menjadi lebih baik
lagi.
Karena keterbatasan pengetahuan maupun pengalaman kami, Kami yakin masih banyak
kekurangan dalam makalah ini, Oleh karena itu kami sangat mengharapkan saran
dan kritik yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan makalah ini.
BAB
I
PENDAHULUAN
1.1Definisi Dan
Pengertian SIM (Sistem Informasi Manajemen)
Sistem Informasi
Manajemen terdiri dari 3 kata yaitu “Sistem”, ”Informasi”,dan "Manajemen”
yang memiliki arti sebagai berikut :
Sistem berasal dari
bahasa Latin (systema) dan bahasa Yunani (sustema) adalah sekumpulan kegiatan
atau elemen yang saling bekerjasama dan dihubungkan dengan cara-cara tertentu
sehingga membentuk satu kesatuan yang secara bersama- sama melaksanakan dan mempermudah
kegiatan – kegiatan utama organisasi. Dalam sistem terdapat batasan yang
disebut Batasan Sistem yaitu suatu batasan / kondisi
yang memisahkan antara sistem dengan sekitarnya. Sehingga terbentuk
suatu wilayah yang berada di sekitar sitem itu sendiri yaitu yang dinamakan
Sub-sistem dan Supra sistem. Sub-Sistem adalah bagian - bagian atau elemen -
elemen yang mendukung tercapainya tujuan dari pada sistem dan Supra Sitem yaitu
suatu lingkungan yang dipengaruhi maupun mempengaruhi terhadap keberadaan
sistem. Secara proses terbentuknya Sistem dibedakan menjadi 2 macam, sistem
yang terbentuk secara alami dinamakan sistem alami, contoh : Manusia, Hewan,
Tumbuhan, Alam Semesta. Sedangkan sistem yang terbentuk melalui proses buatan
manusia dinamakan sistem buatan, contoh : Organisasi, Perusahaan, Perangkat
lunak, Perangkat keras, Komputer, Mobil, Setrika, dan lain – lain.
1.2 Tahapan
Terciptanya Sistem
Tahap terciptanya
sistem yang terdiri dari tahap perencanaan, analisis, rancangan,
penerapan. dan penggunaaannya, yang berlangsung sampai batasan waktu yang
ditentukan, untuk merancang sistem itu kembali.
1. Tahap
perencanaan
Merencanakan pembuatan
sistem yang dibutuhkan dan bisa diterima lingkungan.
2. Tahap
analisis
Melakukan penelitian
didalam memperoleh informasi tentang sistem yang dibutuhkan dan diinginkan oleh
lingkungan dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau memperbarui
dengan proses pemahaman informasi.
3. Tahap
rancangan
Menyiapkan perangkat
didalam mempermudah pembuatan rancangan sistem yang sesuai dengan
informasi pada tahap analisis.
4. Tahap
penerapan
Merealisasikan
pembuatan sistem yang merupakan penggabungan antara sumber daya fisik dengan
konseptual, serta menghasilkan suatu sistem yang sesuai dengan kebutuhan.
5. Tahap
penggunaan
Pemakai menggunakan
sistem untuk memenuhi kebutuhan, dan mencapai tujuan yang telah diidentifikasi
pada tahap perencanaan.
1.3 Tujuan
Mempelajari SIM
Memandang bahwa nilai
dari informasi amatlah berharga, oleh karena itu harus dikelola dengan
baik.Sebagai seorang wirausaha, staff manajemen atau terlebih sebagai manajer,
harus dapat menghargai dan mampu mengelola informasi bagi kemajuan perusahaan
dan usahanya.
1. Manajemen
Informasi
Manajer menggunakan
banyak laporan atau tampilan informasi untuk mencerminkan kondisi fisik
perusahaan. Dapat dibayangkan bagaimana perusahaan yang besar hampir sepenuhnya
harus mengandalkan informasi. Para eksekutif sangat mungkin menganggap
informasi sebagai sumberdaya mereka yang paling berharga.
Jenis-Jenis Sumberdaya
Informasi:
·
Manusia
·
Material
·
Mesin (Termasuk
Fasilitas Dan Energi)
·
Uang
·
Informasi (Termasuk
Data)
Tugas manajer adalah
bagaimana mengelola sumberdaya ini agar dapat digunakan secara efektif.Empat
jenis sumberdaya yang pertama memiliki wujud, ada secara fisik,
dan dapat disentuh.
Sumberdaya ini disebut sumberdaya fisik. Sumberdaya yang terakhir, informasi,
memiliki nilai dari apa yang diwakilinya, bukan dari bentuknya, disebut
sumberdaya konseptual.
2.
Manajemen Sumberdaya
Sumberdaya diperoleh
dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan.Setelah sumberdaya disusun,
manajer berusaha untuk memaksimalkan penggunaannya, meminimalkan waktu yang
terbuang dan menjaganya agar berfungsi pada efisiensi puncak. Akhirnya, manajer
mengganti sumberdaya ini pada saat kritis—sebelum sumberdaya tersebut menjadi
tidak efisien atau usang.
Seluruh kegiatan
tersebut yaitu memperoleh informasi, menggunakan seefektif mungkin, dan
membuangnya disaat yang tepat disebut manajemen informasi.
3.
Keahlian Manajemen
Seorang manajer yang
berhasil harus memiliki banyak keahlian, tetapi ada dua yang mendasar :
keahlian komunikasi dan keahlian pemecahan masal
BAB
II
PEMBAHASAN
1. Sistem Informasi
Manajemen
Pengertian sistem
informasi manajemen adalah suatu sistem perencanaan di dalam perusahaan yang
melibatkan pengendalian internal seperti pemanfaatan sumber daya, dokumen,
teknologi, dan akuntansi manajemen sebagai salah satu strategi dalam bisnis.
Pada intinya, sistem informasi manajemen dalam bisnis atau perusahaan bertujuan
untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan hingga menganalisa informasi dan
kemudian disebarkan untuk tujuan yang spesifik.
Manajemen sistem informasi berguna sebagai acuan untuk pengambilan keputusan
dalam sebuah organisasi atau perusahaan.
2. Fungsi Managemen
Sistem Informasi
SIM
memudahkan operasional suatu organisasi
Management information
system memiliki fungsi utama yang harus bermanfaat dalam operasional suatu
organisasi, diantarannya:
Mempermudah manajer
untuk merencanakan, mengawasi, mengarahkan dan mendelegasikan pekerjaan kepada
semua anggota tim melalui hubungan satu komando atau koordinasi.
Data yang tersaji
menjadi lebih efektif dan efisien serta lebih akurat dan tepat waktu.
Dapat menjadi salah
satu upaya untuk meningkatkan produktivitas namun menurunkan biaya organisasi.
Melalui sistem kerja
yang terkoordinir dengan baik dan sistematis dapat meningkatkan kualitas sumber
daya manusia.
3. Penertian Sistem
Informasi Manajemen Menurut Para Ahli
Pengertian SIM
menurut Bodnar dan juga Hopwood (1993)
didalam buku Accounting
Information System adalah suatu Kumpulan perangkat keras serta
juga perangkat lunak yang dirancang untuk dapat mentransformasikan data
didalam bentuk informasi yang berguna.
Pengertian SIM menurut
Turban, McLean, serta Waterbe (1999)
didalam buku
Information Technology for Management Making Connection for Strategies
Advantages dalam bahasa Indonesia (Teknologi Informasi untuk Manajemen Strategi
untuk Membuat Koneksi Keuntungan) adalah suatu Sistem yang
mengumpulkan (collect), memproses(Processing), menyimpan(save), menganalisa
(analyze), serta juga menyebarkan(spread) informasi untuk tujuan yang
lebih spesifik.
Kroenke, David, (1989)
SIM adalah pengembagan
dan penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif dalam
organisasi-organisasi.
Mc. Leod, (1995)
SIM didefinisikan sebagai
suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai
yang mempunyai kebutuhan yang serupa. Informasi menjelaskan perusahaan atau
salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa
yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan.
Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan
output dari simulasi matematika. Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf
lainnya pada saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
(Stoner, 1996)
SIM merupakan metode
formal yang menyediakan informasi yag akurat dan tepat waktu kepada manajemen
untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat
melakukan fungsi perencanaan , operasi secara efektif dan pengendalian.
Dari definisi-definisi
di atas, dapat ditarik kesimpulan, bahwa SIM adalah suatu sistem yang dirancang
untuk menyediakan informasi guna mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan
manajemen dalam suatu organisasi.
Pengambilan
Keputusan
1.
Gaya Pengambilan Keputusan
Selain
model rasionalitas keputusan, pendekatan lain untuk perilaku pengambilan
keputusan berfokus pada gaya yang digunakan manajer dalam memilih alternatif.
Misalnya, contoh tipologi gaya keputusan yang menggunakan manajer sebagai
representatif mengidentifikasi: (1) Karismatik (antusias, menarik, banyak
bicara, dominan): Richard Bronson dari Virgin Atlantic atau Herb Kelleher,
pendiri Southwest Airlines; (2) Pemikir (kekuatan otak, pintar, logis,
akademis): Michael Dell dari Dell Computer aim Bill Gates dari Microsoft; (3)
Skeptis (banyak permintaan, mengganggu, tidak menyenangkan, suka melawan):
Steve Case dari AOL-Time Warner atau Tom Siebel dari pengembang perangkat
Siebel Systems; (4) Pengikut (tanggung jawab, berhati-hati, mengikuti tren,
tawar-Menawar)Peter Coors dari Coors Brewery atau Carly Fiorina dari Hewlett
Packard; dan (5) Pengendali (logis, tidak emosional, bijaksana, cermat, akurat,
analitis): Mantan CEO Ford Jacques Nasser atau Martha Stewart dari Omnimedia)
Gaya-gaya ini merefleksikan sejumlah dimensi psikologi termasuk bagaimana
pembuat keputusan merasakan apa yang terjadi di sekitar mereka dan bagaimana
mereka memproses informasi
Matriks gaya perilaku
pengambilan keputusan 2 x 2 dapat dikategorikan menjadi dua dimensi orientasi
nilai dan toleransi untuk ambiguitas. Orientasi nilai berfokus pada perhatian
pembuatan keputusan terhadap masalah tugas dan teknis yang berlawanan dengan
perhatian pada manusia manusia dan sosial. Toleransi orientasi ambigu mengukur
berapa banyak struktur dan control yang diperlukan pembuat keputusan (keinginan
untuk ambigu yang rendah) berlawanan dengan perjuangan dalam situasi tidak
menentu (keinginan untuk ambigu yang tinggi). Dua orientasi dengan dimensi
rendah dan tinggi dengan empat gaya pengambilan keputusan: direktif, analitik,
konseptual, dan perilaku.
a. Gaya
Direktif
Pembuat keputusan gaya
direktif mempunyai toleransi rendah pada ambiguitas, dan berorienytasi pada
tugas dan masalah teknis. Pembuat keputusan ini cenderung lebih efisien, logis,
pragmatis dan sistematis dalam memecahkan masalah. Pembuat keputusan direktif
juga berfokus pada fakta dan menyelesaikan segala sesuatu dengan cepat. Mereka
berorientasi pada tindakan, cenderung mempunyai fokus jangka pendek, suka
menggunakan kekuasaan, ingin mengontrol, dan secan menampilkan gaya
kepemimpinan otokratis.
b. Gaya
Analitik
Pembuat keputusan gaya
analitik mempunyai toleransi yang tinggi untuk ambiguitas dan tugas
yang kuat serta orientasi teknis. Jenis ini suka menganalisis
situasi; pada kenyataannya, mereka cenderung terlalu menganalisis sesuatu.
Mereka mengevaluasi lebih banyak informasi dan alternatif darpada pembuat
keputusan direktif. Mereka juga memerlukan waktu lama untuk mengambil
kepuputusan mereka merespons situasi baru atau tidak menentu dengan baik.
Mereka juga cenderung mempunyai gaya kepemimpinan otokratis.
c. Gaya
Konseptual
Pembuat keputusan gaya
konseptual mempunyai toleransi tinggi untuk ambiguitas, orang yang kuat dan
peduli pada lingkungan sosial. Mereka berpandangan luas dalam memecahkan
masalah dan suka mempertimbangkan banyak pilihan dan kemungkinan masa
mendatang. Pembuat keputusan ini membahas sesuatu dengan orang sebanyak mungkin
untuk mendapat sejumlah informasi dan kemudian mengandalkan intuisi dalam
mengambil keputusan. Pembuat keputusan konseptual juga berani mengambil risiko dan
cenderung bagus dalam menemukan solusi yang kreatif atas masalah. Akan tetapi,
pada saat bersamaan, mereka dapat membantu mengembangkan pendekatan idealistis
dan ketidakpastian dalam pengambilan keputusan..
d. Gaya
Perilaku
Pembuat keputusan gaya
perilaku ditandai dengan toleransi ambiguitas yang rendah, orang yang kuat dan
peduli lingkungan sosial. Pembuat keputusan cenderung bekerja dengan baik
dengan orang lain dan menyukai situasi keterbukaan dalam pertukaran pendapat.
Mereka cenderung menerima saran, sportif dan bersahabat, dan menyukai informasi
verbal daripada tulisan. Mereka cenderung menghindari konflik dan sepenuhnya
peduli dengan kebahagiaan orang lain. Akibatnya, pembuat keputusan mempunyai
kesulitan untuk berkata 'tidak' kepada orang lain, dan mereka tidak membuat
keputusan yang tegas, terutama saat hasil keputusan akan membuat orang sedih.
e. Implikasi
Gaya Keputusan
Penelitian menunjukkan
bahwa pembuat keputusan cenderung mempunyai lebih dari satu gaya dominan. Pada
umumnya, manajer mengandalkan dua atau tiga gaya keputusan, dan hal ini akan
bervariasi menurut pekerjaan, tingkat kerja, dan budaya. Gaya tersebut dapat
digunakan untuk menentukan kekuatan dlan kelemahan pembuat keputusan. Misalnya,
pembuat keputusan analitis membuat keputusan yang cepat, tetapi mereka juga
cenderung otokrat dalam cara melakukan sesuatu. Sama halnya, pembuat keputusan
konseptual bersifat inovatif dan berani mengambil risiko, tetapi mereka sering
tidak tegas. Gaya ini membantu menjelaskan mengapa manajer yang berbeda membuat
keputusan yang berbeda setelah mengevaluasi informasi yang sama. Secara
keseluruhan, analisis gaya pembuat keputusan berguna dalam memberikan pemikiran
mengenai bagaimana menghadapi berbagai gaya pengambilan keputusan.
9. Teknik
Pengambilan Keputusan
a. Teknik
Partisipatif
Kebanyakan teknik
berorientasi pada perilaku, setidaknya secara tradisional, masuk dalam kategori
partisipatif. Sebagai teknik pengamhilan keputusan, partisipatif mencakup
individu atau kelompok aalam proses 46 la dapat dilakukan secara formal maupun
informal, dan memerlukan keterlibatan intelektual, emosional, dan fisik.
Sejumlah partisipasi dalam pengambilan keputusan berkisar dari tidak ada
partisipasi pada satu sisi, di mana manajer membuat keputusan dan tidak meminta
bantuan atau :de dari siapapun, sampai partisipasi penuh pada sisi lainnya, di
mana setiap orang yang berhubungan Jan terpengaruh oleh keputusan, sepenuhnya
terlibat. Dalam praktiknya, tingkat partisipasi ditentukan, oleh faktor pengalaman
individu atau kelompok dan sifat tugas. Semakin banyak pengalaman, semakin
terbuka, serta semakin tidak terstrukturnya tugas, partisipasi di dalamnya pun
semakin banyak
Partisipasi semakin
diminati dalam organisasi saat ini,. Teknik partisipasi telah dibicarakan sejak
awal gerakan hubungan manusia. Dan sekarang, karena tekanan kompetisi,
eliminasi hubungan, herarki bawahan-atasan, dan munculnya tim, struktur
horisontal, dan teknologi informasi terbatas, maka organisasi, tim, dan manajer
individu secara efektif menggunakan teknik tersebut: misalnya, melalui
penggunaan teknologi informasi, insinyur Raython di Dallas dihadapkan dengan
keputusan teknis. Setelah mencari masalah yang sesuai dengan proyek
perpustakaan online, insinyur tersebut mengirim e-mail ke koleganya yang
berkantor di West Coast yang mencoba menjawab pertanyaan yang sama dan mereka
bersama-sama memecahkan masalah tersebut.
Teknik partisipasi
diterapkan secara informal pada individu atau tim atau secara formal pada
.program. Teknik partisipasi individu adalah di mana karyawan memengaruhi
pengambilan keputusan manajer. Partisipasi kelompok menggunakan teknik
konsultasi dan demokrasi. Manajer meminta dan menerima keterlibatan karyawan
dalam partisipasi konsultasi, tetapi manajer mempertahankan hak untuk membuat
keputusan. Dalam bentuk demokrasi, terjadi partisipasi total, dan kelompok,
bukan per individu, membuat keputusan akhir dengan konsensus atau suara
terbanyak.
Terdapat banyak atribut
positif clan negatif dari pengambilan keputusan partisipasi. Menyeimbangkan
atribut tersebut dalam mengevaluasi keefektifan pengambilan keputusan
partisipasi merupakan hal yang sulit karena keterlibatan faktor-taktor seperti
gaya kepemimpinan atau kepribadian. Faktor situasional, lingkungan, dan
kontekstual serta ideology. Meskipun terdapat juga dukungan
penelitian umum, bentuk teknik partisipasi yang berbeda mempunyai hasil yang
berbeda. Misalnya, partisipasi informal mempunyai efek positif pada
produktivitas dan kepuasan karyawan; partisipasi representasi mempunyai dampak
positif pada kepuasan, tetapi tidak pada produktivitas; dan partisipasi jangka
pendek tidak efektif pada kedua criteria.
Persoalanya adalah
kecenderungan terhadap pseudo-partisipasi (partisipasi palsu). Banyak manajer
meminta partisipasi, tetapi saat bawahan menanggapinya dengan memberi saran
atau coba memberi masukan pada sebuah keputusan, mereka diabaikan dan tidak
pernah menerima umpan balik apa pun. Dalam beberapa kasus, manajer mencoba
membuat orang terlibat dalam tugas, tetapi tidak dalam proses pengambilan
keputusan. Hal ini dapat menyebabkan bumerang pada kepuasan karyawan. Jika
manajer menginginkan partisipasi karyawannya, tetapi tidak pernah melibatkan
mereka secara intelektual atau emosional serta tidak pernah menggunakan saran
mereka, maka hasilnya negatif. Partisipasi juga menghabiskan waktu dan
mempunyai beberapa kerugian umum seperti pelemparan tanggung jawab. Akan
tetapi, dari sudut pandang perilaku, keuntungan pengambilan keputusan
partisipasi lebih banyak daripada kerugiannya. Mungkin keuntungan terbesarnya
adalah teknik partisipasi pengambilan keputusan menyatakan bahwa setiap orang
dapat membuat kontribusi signifikan terhadap pencapaian sasaran organisasi.
b. Teknik
Keputusan Kelompok
Sejauh ini, kemajuan
yang terjadi dalam pengambilan keputusan selama beberapa tahun belakan ini
dikarenakan teknologi informasi. Sistem informasi manajemen (SIM), sistem
pendukung keputusan (DSS) terkomputerisasi, data warehousing dan mining,
dan sistem canggih dan para ahli semakin ban} digunakan untuk membantu manajer
membuat keputusan yang lebih baik. Pendekatan berdasarkan informasi mempunyai
dampak dan kesuksesan besar. Akan tetapi terdapat beberapa kesimpulan
penelitian terbaru yang mengindikasikan bahwa teknologi informasi seperti DSS mungkin
bukan solusi akhir untuk pengambilan keputusan yang efektif. Misalnya, suatu
studi menemukan bahwa lebih banyak informasi disediakan dan dipertukarkan oleh
kelompok den menggunakan DSS, tetapi saat dibandingkan dengan kelompok tanpa
DSS, tidak ada keputusan lebih baik yang dihasilkan. Studi lain, meskipun DSS
mengembangkan organisasi dalam proses pengambilan keputusan, tetapi DSS juga
menghasilkan diskusi yang kurang kritis dan mendalam, akan tetapi, manajemen
pengetahuan sekarang sedang mengembangkan proses informasi nyata tidak nyata
yang lebih efektif dan peralatan teknologi sehari-hari (e-mail, pengolah kata,
spreadsheet, desktop, alat presentasi terkomputerisasi/PowerPoint, dan program
database) menjadi nomor dua. Kunci untuk pembuat keputusan yang efektif adalah
bukan menjadi seorang ahli teknologi informasi, tetapi menjadi pembuat
keputusan yang dapat menggunakan teknologi informasi efisien dan efektif untuk
mengambil keputusan yang lebih baik.
Selain dampak teknologi
informasi yang semakin maju dalam pengambilan keputusan, terdapat kebutuhan
penting untuk teknik pengambilan keputusan yang berorientasi perilaku.
Sayangnya, hanya teknik perilaku partisipasi yang dibahas sejauh ini yang
tersedia untuk manajer. Tidak banyak usaha untuk mengembangkan teknik yang
membantu membuat keputusan pemecahan masalah yang lebih kreatif. Seperti diakui
manajemen pengetahuan, keputusan kreatiflah yang merupakan tantangan utama yang
dihadapi manajemen modern.
Kreativitas pengambilan
keputusan dapat diterapkan pada individu atau kelompok karena pengambilan
keputusan individu membantu pengambilan keputusan dalam organisasi saat ini,
maka pemahaman dinamika kelompok dan tim, menjadi relevan dengan pengambilan
keputusan, sebagai contoh, pembahasan masalah dan fenomena kesesuaian nilai dan
etika kelompok seperti perubahan risiko (bahwa kelompok mungkin membuat
keputusan lebih berisiko daripada anggota individu) membantu seseorang memahami
kompleksitas pengambilan keputusan kelompok dengan lebih baik. Kenyataannya,
belakangan ini sejumlah skema keputusan sosial muncul dari penelitian psikologi
sosial. Skema tersebut antara lain sebagai berikut:
1) Skema
kemenangan mayoritas.
Skema yang lazim
digunakan kelompok sampai kepada keputusan yang didukung oleh mayoritas. Skema
ini muncul untuk memandu pengambilan keputusan saat tidak ada keputusan yang
benar secara objektif. Contohnya adalah model mobil apa yang dibuat saat
berbagai model populer belum diuji dalam "pengadilan" pendapat
publik.
2) Skema
kemenangan sebenarnya.
Saat semakin banyak
informasi diberikan dan pendapat dibahas dalam skema ini, kelompok menyadari
bahwa ada satu pendekatan yang benar secara objektif. Misalnya, kelompok
memutuskan apakah penggunaan nilai tes untuk menyeleksi karyawan akan berguna
dan apakah informasi nilai tersebut mampu memprediksi kinerja.
3) Skema
mayoritas dua per tiga.
Skema ini sering
digunakan juri yang cenderung menghukum terdakwa saat dua per tiga juri
menyetujui.
4) Aturan
perubahan pertama.
Skema ini, kelompok
cenderung menggunakan keputusan yang mencerminkan perubahan pertama dalam
pendapat yang diekspresikan anggota kelompok. Jika kelompok produsen mobil
terbagi dalam kelompok memproduksi mobil touring atau tidak, maka kelompok
cenderung melakukan ide awal setelah salah satu kelompok yang awalnya menolak
ide tersebut menyetujui perubahan. Jika juri mengalami jalan buntu, anggota
akhirnya mengikuti ketua juri untuk mengubah posisi.
Selain skema tersebut,
terdapat juga fenomena lain seperti kecenderungan status quo (saat individu
atau kelompok dihadapkan dengan keputusan, mereka menolak perubahan dan
cenderung bertahan dengan tujuan atau rencana yang ada) yang memengaruhi
pengambilan keputusan kelompok.
Saran seperti berikut
ini dapat digunakan untuk membantu mengurangi dan melawan kekuasaan status quo
dan dengan demikian keputusan kelompok menjadi lebih efektif. Saran tersebut
sebagai berikut:
1) Saat
segalanya berjalan dengan baik, pembuat keputusan sebaiknya tetap mewaspadai
dan meninjau kemungkinan alternatif.
2) Sungguh
baik jika memiliki kelompok terpisah yang mengawasi lingkungan, mengembangkan
teknologi baru, dan menghasilkan ide baru.
3) Untuk
mengurangi kecenderungan mengabaikan informasi negatif jangka panjang, manajer
sebaiknya mengumpulkan skenario kasus yang buruk dan prediksi yang mencakup
biaya jangka panjang.
4) Membuat
checkpoint dan batasan untuk semua rencana.
5) Ketika
batasan sudah dilewati, perlu mempunyai tinjauan rencana lain yang independen
atau terpisah.
6) Nilailah
orang berdasarkan cara mereka mengambil keputusan, bukan hanya pada
keputusannya, terutama ketika hasil di luar kontrol.
7) Menekankan
kualitas proses pengambilan keputusan tidak berarti sebaiknya manajer tidak
menampilkan konsistensi keberhasilan saat keadaan belum menunjukkan perubahan.
8) Organisasi
dapat menetapkan tujuan, insentif, dan sistem pendukung yang mendorong
eksperimen dan pengambilan risiko.
Selain panduan
sederhana di atas, teknik keputusan kelompok seperti Delphi dan pengelompokan
nominal juga dapat digunakan untuk membantu menghilangkan disfungsi kelompok
dan membantu membuat keputusan yang lebih efektif.
c. Teknik
Delphi
Meskipun Delphi pertama
kali dikembangkan bertahun-tahun yang lalu di perusahaan Rand Corporation,
tetapi teknik tersebut baru dipopulerkan belakangan ini sebagai teknik
pengambilan keputusan kelompok untuk prediksi jangka panjang. Saat ini,
berbagai organisasi bisnis, pendidikan, pemerintahan, kesehatan, dan militer
menggunakan Delphi. Tidak ada teknik keputusan yang dapat memprediksi masa
depan sepenuhnya, tetapi teknik Delphi sepertinya sebaik bola kristal dalam
meramal.
Teknik ini, yang
dinamakan seperti ramalan di Delphi pada masa Yunani kuno, mempunyai ebberapa
variasi, tetapi umumnya bekerja sebagai berikut:
1) Sebuah
kelompok (biasanya terdiri dari para ahli, tetapi dalam kasus ini bukan para
ahli pun mungkin sengaja menggunakannya) dibentuk, tetapi anggota tidak
berinteraksi langsung (tatap muka) satu sama lain. Dengan demikian, biaya
pengeluaran untuk mempertemukan kelompok dapat dikurangi.
2) Setiap
anggota diminta membuat prediksi atau input tanpa mencantumkan nama untuk
keputusan kelompok.
3) Setiap
anggota k'emudian menerima umpan balik gabungan dari orang lain. Dalam beberapa
variasi, alasan dkcantumkan (tanpa nama), tetapi kebanyakan hanya data dan
daftar gabungan yang digunakan.
4) Pada
umpan balik, dilakukan babak lain dari input anonim. Pengulangan terjadi pada
sejumlah waktu yang telah ditetapkan atau sampai umpan balik gabungan tetap
sama, yang berarti setiap orang masuk dalarn posisinya.
Kunci utama
keberhasilan teknik ini adalah anonimitasnya. Meneruskan respons anggota kelompok
Delphi yang tanpa nama menghapus masalah "menjaga gengsi" dan
mendorong para ahli untuk lebih fleksibel dan diuntungkan dari penilaian orang
lain. Pra ahli mungkin lebih memerhatikan pembelaan posisi mereka daam teknik
pengambilan keputusan kelompok yang berinteraksi secara tradisional dari ada
membuat keputusan yang baik.
Banyak organisasi
membuktikan diri sukses dengan teknik Delphi. Weyerhaeuser, perusahaan suplai
bangunan, menggunakan teknik tersebut untuk memprediksi apa yang akan terjadi
pada bisnis konstruksi, dan G1axoSmithKline, manufaktur obat, menggunakan
teknik tersebut untuk mempelajari ketidakpastian obat. TRW, perusahaan
berorientasi teknologi yang sangat beragam, mempunyai 14 panel Delphi,
masing-masing 17 anggota. Panel menyarankan produk dan layanan yang mempunyai
potensi pemasaran dan memprediksi perkembangan teknologi dan peristiwa politik,
ekonomi, sosial, Jan budaya yang signifikan. Selain aplikasi bisnis, teknik
berhasil digunakan pada berbagai masalah dalarn pemerintahan, pendidikan,
kesehatan, dan militer. Dengan kata lain, Delphi dapat diterapkan pada berbagai
perencanaan program dan masalah keputusan dalarn berbagai organisasi.
Kritik utama terhadap
teknik Delphi berpusat pada konsumsi waktu, biaya, clan efek papan Ouija.
iietiga kritik tersebut mengimplikasikan bahwa Delphi tidak memiliki basis atau
dukungan ilmiah. Unuk menghadapi kritik tersebut, Rand berusaha menvalidasi
Delphi melalui eksperimen terkontrol. Peusahaan mengatur panel non-ahli yang
menggunakan teknik Delphi untuk menjawab pertanyaan, "Berapa banyak suara
untuk Lincoln ketika dia pertama kali menjadi presiden?" dan "Berapa
harga rata-rata yang diterima petani untuk apel pada tahun 1940?"
Pertanyaan khusus ini digunakan karena rata-rata orang tidak tahu jawaban yang
tepat, tetapi mengetahui subjeknya. Hasil studi menunjukkan bahwa perkiraan
awal oleh panel non-ahli hampir benar, tetapi dengan teknik umpan balik anonim.
Delphi, perkiraan akan lebih mendekati.
d. Teknik
Kelompok Nominal
Berhubungan dekat
dengan Delphi adalah pendekatan kelompok nominal untuk pengambilan keputusan
kelompok. Kelompok nominal telah digunakan oleh ahli psikologi sosial dalam
penelitian mereka selama bertahun-tahun. Kelompok nominal hanyalah
"kelompok di atas kertas". Ini hanya nama kelompok karena tidak ada
interaksi verbal antaranggota. Dalam penelitian dinamika kelompok, ahli
psikologi sosial akan mengadu kelompok yang berinteraksi dengan kelompok
nominal (sebuah kelompok individu yang dikumpulkan bersama-sama, tetapi tidak
berinteraksi secara verbal). Dalam konteks jumlah ide, keunikan ide, dan
kualitas ide, penelitian menemukan bahwa kelompok nominal lebih unggul
dibanding kelompok riil. Kesimpulan umum adalah kelompok yang berinteraksi mempunyai
disfungsi tertentu yang menghalangi kreativitas. Sebagai contoh, sebuah studi
menemukan bahwa kinerja peserta dalam kelompok interaktif lebih serupa dan
lebih sesuai daripada kinerja kelompok nominal." Akan tetapi, kompleksitas
bertambah ketika sebuah studi terbaru menemukan bahwa (1) kelompok interaktif
lebih memerhatikan input anggota berkinerja paling tinggi dan (2) kelompok
interaktif mempunyai kinerja pada tingkat terbaik dari sejumlah individu yang
sama. Tetapi, kecuali untuk mendapatkan ide, efek anggota kelompok yang berinteraksi'diketahui
memiliki efek positif yang lebih signifikan pada sejumlah variabel.
Saat pendekatan
kelompok nominal murni dikembangkan menjadi teknik khusus untuk pengambilan
keputusan dalam organisasi, pendekatan ini dinamakan nominal group technique (NGT)
dan terdiri dari langkah berikut ini:
1) Pembangkitan
ide yang tidak terucapkan melalui tulisan
2) Umpan
balik round-robin dari anggota kelompok, yang mencatat setiap ide dalam frasa
pendek pada flip chart atau papan tulis
3) Pembahasan
setiap ide yang tercatat untuk klarifikasi dan evaluasi
4) Voting
individu mengenai ide prioritas, dengan keputusan kelompok diambil secara
matematis menurut rating"
Perbedaan antara
pendekatan tersebut dan metode Delphi adalah anggota NGT biasanya diperkenalkan
satu sama lain, mempunyai kontak langsung, dan berkomunikasi secara langsung
dalam langkah ketiga.
Meskipun diperlukan
lebih banyak penelitian, terdapat beberapa bukti bahwa kelompok NGT muncul
dengan lebih banyak ide daripada kelompok yang berinteraksi secara tradisional
dan melakukan dengan lebih baik, atau sedikit lebih baik, daripada kelompok
yang menggunakan Delphi. Sebuah studi menemukan bahwa kelompok NGT mencapai
kinerja pada tingkat akurasi yang sama dengan anggota yang paling pandai, akan
tetapi, studi lain menemukan bahwa kelompok NGT tidak memiliki kinerja,
kelompok pesertanya secara pervasif juga menyadari permasalahan kelompok dan
saat di mana tidak ada orang dominan yang menghalangi orang lain untuk
mengomunikasikan ide. Sebuah studi menemukan bahwa individu yang bekerja
sendiri dan kemudian masuk dalam kelompok nominal menjadi superior, tetapi
untuk pembangkitan ide melalui komputer, kelompok yang utuh (seperti kelompok
kerja reguler) menghasilkan lebih banyak ide (dengan kualitas tinggi) daripada
orang yang bekerja dalam subkelompok atau individu dalam kelompok nominal.
C. Proses
Pengambilan Keputusan
Proses pengambilan
keputusan merupakan tahap-tahap yang harus dilalui atau digunakan untuk membuat
keputusan. Tahap-tahap ini merupakan kerangka dasar, sehingga setiap tahap
dapat dikembangkan lagi menjadi beberapa sub tahap (disebut langkah) yang lebih
khusus/spesifik dan lebih operasional.
Secara sederhana,
proses pengambilan keputusan terdiri atas tiga tahap, yaitu sebagai berikut :
1. Penemuan
Masalah
Tahap ini merupakan
tahap untuk mendefinisikan masalah dengan jelas, sehingga perbedaan antara masalah
dan bukan masalah (misalnya isu) menjadi jelas.
2. Pemecahan
Masalah
Tahap ini merupakan
tahap penyelesaian terhadap masalah yang sudah ada atau sudah jelas.
Langkah-langkah yang diambil adalah sebagai berikut :
a. Identifikasi
alterntif-alternatif keputusan untuk memecahkan masalah
b. Perhitungan
mengenai faktor-faktor yang tidak dapat diketahui sebelumnya atau di luar
jangkauan manusia, identifikasi peristiwa-peristiwa di masa datang (state of
nature)
c. Pembuatan
alat (sarana) untuk mengevaluasi atau mengukur hasil, biasanya berbentuk tabel
hasil (pay off table).
d. Pemilihan
dan penggunaan model pengambilan keputusan
3. Pengambilan
Keputusan
Keputusan yang diambil
adalah berdasarkan pada keadaan lingkungan atau kondisi yang ada, seperti
kondisi pasti, kondisi beresiko, kondisi tidak pasti, dan kondisi konflik.
Terdapat beberapa
pendapat para ahli tentang proses pengambilan keputusan, yang dapat dijadikan
bandingan dengan pendapat di atas, diantaranya adalah sebagai berikut :
a. Menurut
Simon (1960)
Simon (1960) mengajukan
model yang menggambarkan proses pengambilan keputusan. Proses ini terdiri atas
tiga fase, yaitu :
1) Intelligence
Tahap ini merupakan
proses penelusuran dan pendeteksian dari lingkup problematika serta proses
pengenalan masalah. Data masukan diperoleh, diproses, dan diuji dalam rangka
mengidentifikasikan masalah.
2) Design
Tahap ini merupakan
proses menemukan, mengembangkan, dan menganalisis alternatif tindakan yang bisa
dilakukan. Tahap ini meliputi proses untuk mengerti masalah, menurunkan solusi,
dan menguji kelayakan solusi.
3) Choice
Pada tahap ini
dilakukan proses pemilihan diantara berbagai alternatif tindakan yang mungkin
dijalankan. Hasil pemilihan tersebut kemudian diimplementasikan dalam proses
pengambilan keputusan.
b. Menurut
Richard I. Levin, dkk
Menurut Richard, et.,
all. Proses Pengambilan Keputusan terdiri atas 6 tahap, yaitu sebagai
berikut :
1) Observasi
Tahap ini berupa
(aktivitas proses) kunjungan lapangan, konprensi, observasi, dan riset yang
dapat menjadi informasi dan data penunjang.
2) Analisis
dan Pengenalan Masalah
Tahap ini dapat berupa
(aktivitas proses) penentuan penggunaan, penentuan tujuan, dan penentuan
batasan-batasan yang dapat menjadi pedoman atau petunjuk yang jelas untuk
mencari pemecahan yang dibutuhkan.
3) Pengembangan
Model
Tahap ini dapat berupa
(aktivitas proses) peralatan pengambilan keputusan antar hubungan model
matematik, riset yang dapat menjadi (output proses) model yang berfungsi di
bawah batasan lingkungan yang telah ditetapkan.
4) Memilih
Data Masukan yang Sesuai
Tahap ini dapat berupa
data internal dan eksternal, kenyataan, pendapat, serta data bank komputer yang
dapat menjadi (output process) input yang memadai untuk mengerjakan dan menguji
model yang digunakan.
5) Perumusan
dan Pengujian
Tahap ini berupa
pengujian, batasan, dan pembuktian yang dapat menjadi pemecahan yang membantu
pencapaian tujuan.
6) Penerapan
Pemecahan
Tahap ini berupa
pembahasan perilaku, pelontaran ide, pelibatan manajemen, serta penjelasan yang
menjadi pemahaman manajemen untuk menunjang model operasi dalam jangka yang
lebih panjang.
Secara umum, proses
pengambilan keputusan dibagi kedalam 5 tahap, yaitu:
Tahap pertama yaitu,
pemahaman dan Perumusan Masalah. Para manager sering menghadapi kenyataan bahwa
masalah yang sebenarnya sulit dikemukaan atau bahkan sering hanya
mengidentifikasikan masalah, bukan penyebab dasar. Para manager dapat
mengidentifikasi masalah dengan beberapa cara. Pertama, manager secara
sistematis menguji hubungan sebab-akibat. Kedua manager mencari penyimpangan
atau perubahan dari yang “noirmal”.
Tahap kedua yaitu,
pengumpulan dan Analisis Data yang Relevan. Setelah manajer menemukan dan
merumuskan masalah, manajer harus memutuskan langkah-langkah selanjutnya.
Manajer pertama kali harus menentukan data-data apa yang dibutuhkan untuk
membuat keputusan yang tepat dan kemudiaan mendapatkan informasi tersebut.
Tahap ketiga,
pengembangan Alternatif-Alternatif. Kecenderungan untuk menerima alternatif
keputusan pertama yang “fleksibel” sering menghindarkan manager dari pencapaian
penyelesaian yang terbaik untuk masalah manajer.Pengembangan sejumlah
alternatif memungkinkan manajer menolak kecnderungan untuk membuat keputusan
terlalu cepat dan membuat keputusan yang efektif. Manager harus memilih suatu
alternatif yang cukup baik, walaupun bukan esuatu yang sempurna atau ideal.
Tahap keempat, evaluasi
Alternatif-Alternatif. Setelah manajer mengembangkan sekumpulan alternatif,
mansger harus mengevaluasi sekumpulan alternati, manager harus mengevaluasi
untuk menilai efektifitas etiap alternatif.
Tahap kelima, pemilihan
Alternatif Terbaik. Pembuatan keputusan merupakan hasil evaluasi berbagai
alternatif. Alternatif terpilih akan didasarkan pada jumlah informasi bagi
manager dan ketidaksempurnaan
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Sistem Informasi
Manajemen (SIM) sangat penting dalam suatu organisasi, khususnya dalam bidang
pendidikan. Sistem informasi manajemen (SIM) bukan sistem informasi
keseluruhan, karena tidak semua informasi di dalam organisasi dapat dimasukkan
secara lengkap ke dalam sebuah sistem yang otomatis. Aspek utama dari sistem
informasi akan selalu ada di luar sistem computer. Dalam sistem informasi
manajemen, selain terdapat subsistem masukan, subsistem pengolahan, dan
subsistem keluaran, terdapat pula subsistem penyimpanan data yang biasa disebut
data file storage atau data base. Hal ini disebabkan dalam sistem informasi
manajeman data yang terkumpul sekarang diolah sekarang, tidak selamanya
digunakan sekarang, tetapi akan digunakan sesuai dengan kebutuhannya dan pada
waktu yang berlainan. Secara teoritis komputer bukan prasyarat mutlak bagi
sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan
kemampuan pemrosesan komputer. SIM harus dijalin secara teliti agar mampu
melayani tugas utama. Tujuan sistem informasi manajemen adalah memenuhi
kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional
perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan
output dari berbagai simulasi.
DAFTAR PUSTAKA